Деловое письмо на английском – написание

ермин «Деловое письмо» заставляет людей нервничать. Многие люди, изучающие английский язык вторым после родного, беспокоятся, что их речь в деловой переписке не достаточно разнообразна. В этом случае нет повода для беспокойства. В реальных письмах в бизнесе используют короткие, простые предложения с легко понимаемыми словами. Чем легче прочитать письмо – тем лучше. Вам нужно будет использовать плавные переходы между предложениями, что бы они были связаны между собой по смыслу.

Обращение в деловом письме

Прежде всего, убедитесь, что Вы правильно пишете имя получателя. Вы также должны корректно указать пол и положения. Используйте для женщин обращение Ms., а для мужчин — Mr. Используйте Mrs. для женщин только, если Вы на 100% уверены, что она состоит в браке. В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки допустимо обращаться к человеку по имени. Если Вы не знаете имени человека и не можете узнать эту информацию, то Вы можете написать «To Whom It May Concern». Существует стандарт использовать запятую (двоеточие в Северной Америке) после обращения. Кроме того, допустимо вообще не использовать знаки пунктуации. Вот некоторые наиболее часто встречающиеся способы обращения:

  • Dear Mr Gates,
  • Dear Ms Froster,
  • Dear Steve Jobs:
  • Dear Editor-in-Chief:  (главный редактор)
  • Dear Valued Customer (уважаемы клиент, стандартная форма обращения к клиенту)
  • Dear Sir or Madam: (Уважаемые господа, употребляется в при вежливом или официальном обращении к мужчинам в привилегированной среде, а также к незнакомым собеседникам, публике, аудитории)
  • Dear Madam (Уважаемая мадам / госпожа)
  • Dear Sir, (Уважаемый сэр / господин)
  • Dear Sirs  (Если вы обращаетесь к компании в целом, а не к определенному человеку в компании.)
  • Gentlemen: (формальное обращение к двум и более мужчинам)

Первый абзац в деловом письме

В большинстве деловых писем обычно используется дружеское обращение в первом предложение. Вот несколько примеров:

  • I hope you are enjoying a excellent winter. (Я надеюсь, Вы наслаждаетесь отличной зимой)
  • I am appreciated sincerely your kind letter of March 2th.  (Я искренне оценил Ваше любезное письмо от 2 марта)
  • I met an advertisement of your company in the Internet. (Я обнаружил рекламу Вашей компании в интернете)
  • It was a delight meeting you at the congress this year. (Для меня было радостью встретить Вас на съезде в этом году)
  • I appreciate your tolerance in waiting for a answer (спасибо за ваше терпение при ожидании ответа)

После Вашего короткого вступления, укажите основную цель Вашего письма в одном или нескольких предложениях:

  • I’m writing to enquire about… (Я пишу Вам, что бы выяснить о…)
  • I’m interested in the position posted on your company website. (я заинтересован в открывшейся вакансии на должность…, которую нашел на веб сайте компании)
  • We’d like to invite you to a members only luncheon on May 4th. (Мы бы хотели пригласить Вас на официальный ланч членов клуба, который состоится 4-го мая)

Второй и третий абзац в деловом письме

Используйте несколько коротких абзацев, чтобы описать более подробно цели Вашего письма. Если Вам достаточно одного абзаца, не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо смотрелось длиннее. Если Вы предоставляете информацию требующею деликатного обращения такую, как отказ от предложения,  информирования работника об увольнении, лучше вставляйте это предложение во втором абзаце, а не начинайте с него. Вот несколько общих правил для выражения неприятных обстоятельств:

  • We regret to inform you… (Мы сожалеем сообщить вам)
  • It is with great sadness that we… (Мы с грустью)
  • After careful consideration we have decided… (После тщательного рассмотрения мы решили)

Заключительный абзац делового письма

В Вашем заключительном абзаце должно содержатся запросы, напоминания и заметки. При необходимости также в этом абзаце следует указать Вашу контактную информацию. Вот несколько общих фраз используемых при завершении делового письма:

  • I look forward to. (Жду с нетерпением)
  • For futher details (Для более подробной информации)
  • If you require more information (Если Вам требуется больше информации)
  • Enclosed you will find (К настоящему письму прилагается)
  • Please respond at your earliest convenience. (Пожалуйста, ответьте как только появится возможность)
  • I should also remind you that the next meeting is on June 11th.(Также должен вам напомнить, что следующая встреча состоится 11-го июня)
  • Feel free to contact me by phone or email. (Вы можете свободно связаться со мной по телефону или электронной почте)
  • Thank you for taking this into consideration. (Спасибо за то, что приняли это во внимание)
  • I appreciate any feedback you may have.(Я признателен за любой Ваш отзыв )

Окончание делового письма

Вот несколько распространенных способов для окончания делового письма на английском. Используйте запятую между прощанием и Вашим именем, написанным от руки (или напечатанным в электронном письме). Если Вы не используете запятую или двоеточие в Вашем обращении, тогда не ставьте запятую и после прощания:

  • Thank you,  (спасибо)
  • Warm regards,
  • Sincerely,
  • Sincerely yours
  • Yours sincerely,  (искренне Ваш…)
  • Best wishes (с наилучшими пожеланиями)
  • Yours truly, (Ваш)
  • All the best, (всего наилучшего)
  • Best of luck (успехов)

Советы при написании делового письма на английском языке

  • Используйте разговорный тон
  • Задавайте вопросы прямо
  • Дважды проверьте правильность пола и написание имен и фамилий
  • Используйте по возможности действительный залог
  • Используйте вежливые формы (would вместо will)
  • Всегда упоминайте себя как «I» (Я)
  • Не используйте “we” (мы) до того момента, пока не ясно кто под этим подразумевается
  • Перепишите любое предложение или вопрос,который звучит неопределенно
  • Не забудьте указать дату. Форма День-Месяц-Год является обычной во многих странах, однако, чтобы избежать путаницы, напишите название месяца вместо указания номера месяца (например, June 4th, 2011)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *